Pada saat ingin mengundang seseorang untuk dapat hadir atau sebagai pembicara ataupun pengisi acara di kegiatan yang kita adakan pasti kita sebagai Sekretaris diminta untuk membuat surat undangan sebagai formalitas kita dalam mengundang seseorang, berikut langkah-langkah dalam membuat sebuah surat undangan seseorang untuk menjadi acara di suatu kegiatan :
1. Pastikan kita memiliki KOP atau Header Footer ataupun logo di acara atau kegiatan yang kita lakukan sebagai simbol dari kegiatan tersebut, lalu gunakan KOP atau header footer tersebut di dalam surat yang akan kita buat sebagai surat undangan
2. Yang kedua adalah sertakan tempat, tanggal, bulan, dan tahun dimana dan kapan kita membuat surat tersebut bukan waktu kegiatan tersebut dilakukan tetapi waktu seorang sekretaris membuat surat nya
3. Bagian Nomor, Lampiran, dan Hal yaitu
- Nomor surat setiap intansi atau organisasi berbeda-beda tergantung dengan SOP yang mereka gunakan tapi disini saya sedikit menjelaskan nomor surat berdasarkan SOP yang saya gunakan :
Format kode surat yang
digunakan antara lain :
a. Surat Keputusan : SK
b. Surat Undangan : SU
c. Surat Permohonan : SPm
d. Surat
Pemberitahuan : SPb
e. Surat Peminjaman : SPp
f.
Surat Pernyataan : SPn
g. Surat Mandat : SM
h. Surat Tugas : ST
i.
Surat Keterangan : Sket
j.
Surat Rekomendasi : SR
k.
Surat Balasan :
SB
Contoh :
No
: 001/ST/BEM-UNDIP/I/2018
Keterangan
:
001 : Nomor urut surat yang
dikeluarkan. (terdiri dari 3 digit)
ST : Surat Tugas
(disesuaikan dengan jenis surat, lihat format kode surat di atas)
BEM-UNDIP : Nama lembaga yang mengeluarkan surat
I : Bulan dibuat
surat (dalam Angka Romawi)
2018 : Tahun dibuatnya surat
- Lampiran Surat itu apabila didalam surat tersebut terdapat lampiran seperti TOR, Rundown acara, dan list yang diundang. Apabila terdapat tambahan berkas selain surat undangan maka sertakan berkas tersebut apa di bagian lampiran seperti ( Lampiran : 1 Berkas TOR dan Rundown ) dan apabila surat undangan sudah dalam bentuk hardfile, sertakan berkas tersebut dibagian setelah surat undangan (dibelakang surat undangan) dan surat undangan tetap dimasukkan di bagian pertama atau bagian awal
- Hal adalah yaitu tujuan atau maksud dari surat tersebut seperti apa atau keterangan itu surat apa (surat undangan atau surat peminjaman tempat) dan apabila membuat surat undangan berarti hal nya yaitu undangan atau apabila membuat surat undangan untuk pembicara berarti Hal : Undangan pembicara atau Hal : Undangan pengisi acara
3. Bagian YTH yaitu Nama Orang yang akan kita undang, syarat nya jangan sampai ada kesalahan nama atau gelar di dalam YTH sehingga pastikan sekali lagi nama tersebut adalah benar, untuk menggunakan kata Bapak atau langsung dengan nama seseorang tersebut dibebaskan yaitu boleh menggunakan Yth. Bapak xxx atau lamgsung saja dengan nama langsung dengan catatan apabila sudah menggunakan Yth tidak pelu lagi menggunakan kata kepada karena itu akan memboros kata-kata jadi cukup hanya memakai salah satu dari itu (Yth atau Kepada). Dibawah YTH adalah Jabatan atau dia sebagai apa sehingga kita mengundang dia seperti Ketua Bidang suatu organisasi atau Kepala Sekolah dll tetapi apabila kita tidak mengetahui nama dari yang kita undang boleh langsung saja membuat jabatan dari yang kita undang seperti Yth. Rektor Universitas Diponegoro atau Yth. Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Kota Semarang, dan yang terakhir dalah bagian Di tempat. Apabila kita mengetahui lokasi alamat lengkap dari pembicara tersebut, sertakan alamat lengkap nya (biasanya apabila mengundang Kepala Sekolah atau Kepala Bidang suatu Instansi ada alamat lengkapnya yaitu alamat kantor) tetapi apabila hanya mengetahui Kota nya saja maka boleh disertakan nama Kota nya seperti Di Semarang ( jangan lupa diawal nama kota menggunakan huruf kapital) tetapi apabila tidak mengetahui lokasi alamat lengkap ataupun kota boleh ditulis seperti Di tempat. Fungsi dari ini yaitu surat yang kita buat akan sampai sesuai dengan alamat atau kota yang kita buat serta mengurangi kesalahan dalam lokasi tujuan surat yang akan kita kirim, tetapi di dalam surat undangan boleh mneyertakan seperti "Di tempat" kecuali pada surat pengantar sponsorship yaitu harus jelas dan lengkap alamat nya karena takut terjadi kesalahan dalam penyampaian proposal yang akan kita tuju karena di suatu perusahaan atau instansi banyak cabang-cabang kantor sehingga alamat sangat dibutuhkan agar jelas di cabang atau di alamat mana sponsor yang akan kita masukan proposal nya
4. Isi Surat :
- Salam pembuka
- Penjelasan kegiatan
- Hari/Tanggal/Waktu/dan penjelasan lainnya
- Tujuan surat
- penutup surat
5. Tanda tangan pada surat
Sekian dan terima kasih penjelasan dari SecretaryLife, semoga bermanfaat dan dapat membantu para sekretaris dalam membuat surat undangan
untuk contoh surat undangan lainnya bisa klik link dibawah ini
http://bit.ly/CONTOHSURATUNDANGANPEMBICARA
Love You :)
Komentar
Posting Komentar